Wer ist im August
eigentlich da?
Wenn du das nicht in fünf Sekunden sagen kannst,
ist diese Datei für dich.
Für Teams und Unternehmen, die ihren Urlaub noch in Outlook, WhatsApp und im Kopf verwalten
Excel und Google Sheets. Du gibst deine Mailadresse ein und bekommst sie zugeschickt.
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Ein Blatt, und du weißt, wer wann weg ist
Jede Person eine Zeile, jeder Tag eine Farbe.
Fünfzehn Monate am Stück, von Januar bis Ende März des Folgejahres. Du siehst, in welchen Wochen viele weg sind, wo sich zwei überschneiden und wann monatelang niemand Urlaub hat. Dafür musst du niemanden fragen.
Beispieldaten für fünf Personen. Grau sind die Wochenenden, blau die Feiertage, mint der Urlaub.
Drei Sachen, die du im Kalender einfach siehst
Sobald jemand eingetragen ist, färbt sich die Zeile im Kalender. Grün heißt Urlaub, Orange heißt Sonderurlaub, ein helleres Grün steht für einen halben Tag.
Wo sich zwei überschneiden
Anna und Jonas sind beide vom 12. bis 16. Juli weg. Zwei Balken direkt untereinander. Das fällt dir auf, bevor du zusagst.
Was nicht aufs Konto geht
Der 9. Juli ist orange, das ist Sonderurlaub. Max war an dem Tag nicht da. Vom Urlaubskonto geht der Tag trotzdem nicht ab.
Was ein halber Tag zählt
Nele nimmt am 20. und 21. Juli je einen Vormittag. Die Felder werden heller, in der Rechnung steht ein Tag.
Die drei Ausschnitte stammen aus derselben Datei. Stand Juli 2027.
Du trägst vier Sachen ein, den Rest macht die Datei
Du schreibst den Namen in die Zeile, wählst die Urlaubsart aus und trägst ein, von wann bis wann.
Sie zählt die Urlaubstage, lässt Wochenenden und Feiertage weg und schreibt den Resturlaub fort. Wenn jemand fragt, wie viele Tage er noch hat, musst du nicht erst nachrechnen.
- Jonas war zwanzig Werktage weg, einer davon war Pfingstmontag. Die Datei zählt neunzehn und lässt neun übrig.
- Max hatte einen Tag Sonderurlaub. Sein Konto steht weiter bei 25 von 30.
- Annas halber Tag ist ein halber Tag. Deshalb stehen bei ihr 14,5 und nicht 14 oder 15.
Feiertage musst du nicht nachschlagen
Die elf bundesweiten Feiertage sind hinterlegt.
Sie stehen im Kalender blau und werden nicht als Urlaub gezählt. Änderst du oben im gelben Feld die Jahreszahl, rechnet die Datei alle beweglichen Feiertage neu aus, Ostern und Pfingsten eingeschlossen. Feiertage, die nur in deinem Bundesland gelten, trägst du in acht freien Zeilen selbst nach.
Übertragener Resturlaub muss bis zum 31. März genommen sein. Deshalb hört der Kalender nicht im Dezember auf, sondern läuft bis Ende März des Folgejahres.
So sieht dein Jahr aus, wenn es an einer Stelle steht
Urlaubsplaner kostenlos holenWer den Urlaub führt, ist auch dafür zuständig
Ob du ein Team leitest oder das Unternehmen führst, ein paar Sachen liegen bei dir und nicht bei den Leuten, die den Urlaub nehmen.
Du musst an den Verfall erinnern
Seit einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts von 2019 verfällt Urlaub am Jahresende nur, wenn du vorher dazu aufgefordert hast, ihn zu nehmen, und klar auf den Verfall hingewiesen hast. Tust du das nicht, bleiben die Tage stehen, auch über Jahre. Dafür musst du wissen, wer noch wie viel offen hat.
BAG, 19.02.2019, 9 AZR 541/15Am 31. März ist Resturlaub weg
Urlaub gehört ins laufende Jahr. Übertragen werden darf er nur, wenn dringende betriebliche oder persönliche Gründe dafür sprechen, und dann muss er in den ersten drei Monaten genommen sein. Deshalb läuft der Kalender im Planer bis Ende März 2028.
§ 7 Abs. 3 BUrlGZwanzig Tage schuldest du mindestens
Das Gesetz nennt 24 Werktage und rechnet dabei mit einer Sechstagewoche. Bei einer Fünftagewoche sind das zwanzig Urlaubstage im Jahr, pro Person. Alles darüber gibst du freiwillig oder es steht im Tarifvertrag.
§ 3 BUrlGKrankheitstage gehen zurück aufs Konto
Wird jemand während des Urlaubs krank und legt ein Attest vor, zählen diese Tage nicht als Urlaub. Du musst sie ihm wieder gutschreiben. Im Planer korrigierst du dafür den Eintrag, der Rest rechnet sich neu aus.
§ 9 BUrlGDas ist keine Rechtsberatung, sondern der Stand, auf dem die Datei aufbaut.
Wenn es im Einzelfall darauf ankommt, frag deine Anwältin.
Zwei Mails, dann liegt sie bei dir
E-Mail eintragen
Du bekommst sofort eine Mail mit einem Bestätigungslink. Der Zwischenschritt muss sein, das schreibt der Datenschutz so vor.
Mail bestätigen
Direkt danach kommt die zweite Mail. Darin liegt beides, die Excel-Datei zum Herunterladen und der Link zur Vorlage in Google Sheets.
Zehn Minuten einrichten
Jahreszahl eintragen, Leute eintragen, Urlaube eintragen. Die Anleitung im Blatt führt dich in sechs Schritten durch.
Was Leute vorher wissen wollen
Brauche ich Excel dafür?
Für die Excel-Fassung ja. Wenn du kein Excel hast, nimm die Google-Sheets-Vorlage, dafür reicht ein kostenloses Google-Konto und ein Browser.
Können mehrere gleichzeitig eintragen?
In der Google-Fassung ja, da könnt ihr zu mehreren im Dokument sein. Die Excel-Datei ist für eine Person gedacht, die den Überblick führt.
Läuft das auf dem Mac?
Excel für Mac ja, Google Sheets sowieso. Numbers nicht: getestet, die Datei öffnet zwar, aber der Kalender bleibt farblos und die Formeln kommen nicht mit. Am Mac nimmst du besser die Google-Fassung.
Und in LibreOffice?
Die Datei öffnet, einzelne Farben werden aber anders dargestellt als in Excel.
Wie viele Personen passen rein?
Zwanzig Zeilen für Personen und 792 Zeilen für einzelne Urlaube. Bei zehn Leuten mit je fünf Urlauben im Jahr sind das rund fünfzehn Jahre.
Sollten die Zeilen doch einmal voll sein: Markiere in der Urlaubsplanung eine komplette Zeile, kopiere sie und füge sie darunter ein. Wichtig ist die ganze Zeile, also samt Kalender rechts, sonst bleiben die neuen Felder farblos.
Wie kopiere ich mir die Google-Sheets-Vorlage?
Über den Link in der Mail. Er öffnet die Vorlage in der Kopieransicht, du klickst auf „Kopie erstellen“, und die Datei liegt in deinem eigenen Drive. An unserer Vorlage ändert sich dadurch nichts.
Was mache ich nächstes Jahr?
Im Blatt „Urlaubsart und Feiertage“ steht oben ein gelbes Feld mit der Jahreszahl. Du änderst sie, und der ganze Kalender rechnet sich neu, samt Ostern, Pfingsten und Christi Himmelfahrt.
Wie bilde ich Teilzeit ab?
Der Planer rechnet mit einer Fünftagewoche von Montag bis Freitag. Wer weniger arbeitet, hat anteilig weniger Urlaubstage. Diese Zahl rechnest du einmal aus und trägst sie im Blatt „Erfassung Personen“ ein. Ab da rechnet die Datei damit.
Werden meine Daten irgendwo hochgeladen?
Nein. Die Excel-Datei liegt bei dir. Die Google-Fassung liegt in deinem Drive, und du entscheidest, wer sie sehen darf. Was du einträgst, sehen wir nie.
Bekomme ich jetzt dauernd Post?
Du landest in unserem Newsletter, der kommt zweimal im Monat. Abmelden geht mit einem Klick am Ende jeder Mail, und die Datei behältst du natürlich trotzdem.
Darf ich die Datei weitergeben?
Ja, gerne. Schick sie weiter, so oft du magst. Wenn du dazusagst, woher sie kommt, umso besser.
Kostet der Planer später etwas?
Nein. Er war kostenlos und bleibt es.
Was der Planer nicht kann
Er ist eine Tabelle und kein Personalsystem. Das ist so gewollt.
Damit du nachher nicht überrascht bist, hier die Liste.
- Keine Genehmigungen. Wer Urlaub beantragt und wer ihn freigibt, klärt ihr weiter unter euch. Die Datei zeigt nur, was eingetragen ist.
- Keine Krankmeldungen, keine Zeiterfassung. Dafür ist sie nicht gebaut.
- Keine Schichten und keine wechselnden Wochentage. Gerechnet wird mit Montag bis Freitag.
- Kein Numbers. Getestet: Numbers öffnet die Datei, verliert dabei aber Farben und Formeln. Nimm dort die Google-Fassung.
- Ab etwa zwanzig Personen wird es eng. Dann bist du mit einem richtigen Tool besser bedient, und wir sagen dir das lieber vorher.
- Keine bundeslandspezifischen Feiertage vorbelegt. Die elf bundesweiten sind drin, Fronleichnam oder Allerheiligen trägst du in acht freien Zeilen selbst nach.
Wer wann frei hat, geht niemanden sonst etwas an
Urlaubsdaten sind personenbezogene Daten deiner Leute.
Deshalb ist es gut, wenn sie an einer Stelle liegen, deren Zugriff du selbst kontrollierst, und nicht in einem Chatverlauf, den alle mitlesen.
- Die Excel-Datei liegt bei dir. Auf deinem Rechner oder in eurem Laufwerk. Sie schickt nichts irgendwohin und braucht kein Internet.
- Die Google-Fassung liegt in deinem Drive. Du entscheidest, wer sie sehen und wer sie bearbeiten darf.
- Wir sehen keine Einträge. Wir wissen nur, dass du die Datei geholt hast, mehr nicht.
Hinter der Datei stecken drei Leute aus Aachen
Wir sind BüroBeast. Von Aachen aus übernehmen wir für Solopreneure, Coaches und kleine Teams das Drumherum: Back Office, vorbereitende Buchhaltung, Kundenbetreuung, Social Media. Zusammen bringen wir über 25 Jahre Office-Management, Projektmanagement und Prozessoptimierung mit.
Diesen Planer haben wir gebaut, weil dieselbe Frage immer wieder kam: Wo tragen wir eigentlich den Urlaub ein?
Die Urlaubsplanung ist häufig nicht das Einzige, was holprig läuft.
Jemand, der das übernimmt
Ab zehn Stunden im Monat kümmern wir uns um Postfach, Termine, Kundenanfragen und die Ablage, die keiner machen will.
Virtuelle Assistenz und Office SupportErst mal sehen, wo es klemmt
Wir schauen uns eure Abläufe an und sagen dir, was sich lohnt zu ändern. Danach entscheidest du, ob du es selbst machst oder abgibst.
Beratung BüroorganisationErstgespräch buchen30 Minuten, kostenlos, ohne dass danach etwas folgt.
Zehn Minuten jetzt.
Ein Jahr Ruhe danach.
Du bekommst beides: die Excel-Datei zum Herunterladen und die Google-Sheets-Vorlage zum Kopieren.
Urlaubsplaner kostenlos holenKommt per E-Mail. Abmelden geht jederzeit mit einem Klick.