40 Prozent der Zeit für Verwaltung statt Führung
Eigentlich ist das Projektmanagement dafür verantwortlich, Sachziele zu erreichen, Termine einzuhalten und Kosten zu überwachen. Der Projektalltag sieht jedoch anders aus: Laut einer GPM-Studie verbringen Projektmanager bis zu 40 Prozent ihrer Arbeitszeit mit administrativen Aufgaben.
Anstatt Entscheidungen zielführend zu treffen und Prozesse effizient zu koordinieren, laufen Projektleiter Statusberichten hinterher und erstellen PowerPoint-Folien. Die eigentliche Führungsarbeit bleibt auf der Strecke.
Der zeitaufwendigste Teil eines Projektes
Der zeitaufwendigste Teil eines Projektes ist häufig die Projektorganisation. Das beinhaltet unter anderem die Dokumentation der Ergebnisse, die Nachhaltung von Meilensteinen und Timelines, Vor- und Nachbearbeitung von Terminen, Sprint-Planung und -Review sowie das Projektcontrolling.
Administrative Aufgaben fallen in jedem Projekt an: Meetings werden vor- und nachbereitet, Protokolle und Statusberichte werden geschrieben, Präsentationen werden erstellt. Außerdem wird der Projektplan gepflegt und das Projektbudget verfolgt. All das gehört nicht zu den Kernaufgaben des Projektmanagements. Trotzdem wird es wie selbstverständlich erwartet.
Hier kommt die Projekt-Assistenz ins Spiel
Eine Projekt-Assistenz beschäftigt sich gezielt mit den organisatorischen Aufgaben eines Projektes. Sie ist häufig auch der direkte Ansprechpartner für die Team-Mitglieder. So können sich Projektleiter und Projektmitarbeiter ganz auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren.
Die GPM empfiehlt in ihrer Studie Tandem-Modelle, um Stress im Projektmanagement zu reduzieren. Eine professionelle Projekt-Assistenz ist genau das: Sie entlastet das Projektmanagement in administrativen Aufgaben, verhindert Überlastung und verbessert die Qualität des gesamten Projekts.
Was eine Projekt-Assistenz übernehmen kann
Wir übernehmen das für dich:
- Dokumentation der Ergebnisse
- Nachhaltung von Meilensteinen und Timelines
- Vor- und Nachbearbeitung von Terminen
- Unterstützung im Projektcontrolling
- Organisatorischer Ansprechpartner für Projektmitglieder
Für wen ist das sinnvoll?
Eine Projekt-Assistenz lohnt sich besonders, wenn du merkst, dass die Verwaltung deiner Projekte mehr Zeit kostet als die eigentliche Führung. Wenn Statusberichte liegen bleiben, Protokolle auf sich warten lassen oder du abends noch Präsentationen baust, die eigentlich tagsüber hätten entstehen sollen.
Laut GPM-Studie sind mehr als ein Drittel aller Projektleiter akut von Burnout betroffen. Über 40 Prozent geben an, sich von ihrem Beruf ausgebrannt zu fühlen. Die Entlastung durch eine Projekt-Assistenz kann hier einen echten Unterschied machen.
Mehr Fokus auf das Wesentliche
Du gibst die Verwaltung eines Projektes in verantwortungsvolle Hände und kannst dich wieder auf das konzentrieren, wofür du eigentlich da bist: Entscheidungen treffen, dein Team führen und das Projekt zum Erfolg bringen.
Lass uns gemeinsam schauen, was du brauchst
Jedes Projekt ist anders. Deshalb erarbeiten wir mit dir eine individuelle Lösung, die zu deinem Projektalltag passt. In einem kostenfreien 30-Minuten-Gespräch schauen wir uns an, wo du stehst und wie wir dich entlasten können.
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Quellen:
