4,4 Meetings pro Woche.
Zwei Drittel davon verschenkt.
Laut einer aktuellen Studie von HR WORKS haben Deutsche im Schnitt 4,4 Meetings pro Woche. Davon halten sie 2,9 für verzichtbar. Von den 4,7 Stunden wöchentlicher Meeting-Zeit werden 3,2 Stunden als verschenkt empfunden. Fast die Hälfte der Befragten (48 Prozent) findet, dass Besprechungen zu lange dauern. Bei mehr als einem Drittel führt das zu zusätzlichen Überstunden.
Und das sind nur die Meetings selbst. Noch nicht eingerechnet: die Zeit für Terminabstimmung, Einladungen, Raumsuche und Nachbereitung.
Die Koordination frisst die Zeit
Die Abstimmung umfangreicher Termine mit vielen Beteiligten kann zur echten Sisyphusarbeit werden. Die kurzfristige Verlegung oder Umdisponierung von Terminen mit zeitlich stark eingebundenen Teilnehmern ist eine Aufgabe, die selbst sturmerprobte Sekretariate an ihre Grenzen bringt.
Dazu kommt: Die Suche nach geeigneten Räumlichkeiten, ob digital oder analog, ist oft zeitraubender als gedacht. Welches Tool? Welcher Raum? Wie viele Plätze? Funktioniert die Technik?
Was eine Virtuelle Assistenz übernehmen kann
Die Delegation des Termin-Managements entlastet dich spürbar. Du behältst den Fokus auf das Wesentliche, während jemand anderes die Organisation übernimmt.
Wir übernehmen das für dich:
- Verwaltung deines Kalenders und Terminvereinbarungen
- Durchführung von On- und Offline-Meetings
- Bereitstellung und Suche von digitalen oder analogen Räumlichkeiten
- Einladungs- und Teilnehmermanagement vor und während des Termins
- Administrative Begleitung im Termin (Moderation bei Online-Terminen, Protokollierung)
Für wen ist das sinnvoll?
Termin-Management auszulagern lohnt sich besonders, wenn du regelmäßig Termine mit mehreren Beteiligten koordinierst, wenn kurzfristige Änderungen zum Alltag gehören oder wenn du merkst, dass die Organisation mehr Zeit frisst als das eigentliche Meeting.
Laut einer Atlassian-Studie haben 78 Prozent der Befragten Schwierigkeiten, ihrer eigentlichen Arbeit nachzugehen, wenn sie an allen angesetzten Meetings teilnehmen. 44 Prozent der deutschen Befragten machen wegen der wachsenden Zahl an Meetings Überstunden.
Mehr Fokus, weniger Chaos
Stell dir vor, dein Kalender ist gepflegt, Einladungen gehen rechtzeitig raus, Räume sind gebucht, und du gehst in jeden Termin mit einer klaren Agenda. Kein Hin-und-Her-Mailen, keine Last-Minute-Panik, keine verlorene Zeit.
Lass uns gemeinsam schauen, was du brauchst
Jedes Business ist anders. Deshalb erarbeiten wir mit dir eine individuelle Lösung, die zu deinem Arbeitsalltag passt. In einem kostenfreien 30-Minuten-Gespräch schauen wir uns an, wo du stehst und wie wir dich entlasten können.
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Quellen:
– HR WORKS, Studie zur Meetingkultur in Deutschland, Februar 2025
