…und was du endlich ändern musst
Du hast deine Website, dein Portfolio, vielleicht sogar schon ein paar Angebote auf Instagram gepostet – und trotzdem: keine Anfragen. Oder sie kommen, aber verschwinden wieder im Nichts. Vielleicht liegt’s nicht am Markt. Vielleicht liegt’s an dir.
Ich meine das nicht hart, sondern ehrlich. Denn die Wahrheit ist: Viele VAs machen dieselben grundlegenden Fehler. Fehler, die nicht nur dazu führen, dass du keine Kund:innen gewinnst – sondern dass du dich selbst klein hältst.
1. Du erklärst nicht, wie du arbeitest – und dein Angebot auch nicht
Du weißt, was eine virtuelle Assistenz ist. Du liebst die Freiheit, selbst zu entscheiden, wann und wie du arbeitest. Aber dein Gegenüber? Hat oft keine Ahnung, wie dieses Modell funktioniert.
Viele Auftraggeber:innen haben noch nie mit einer VA gearbeitet. Sie wissen nicht, was sie erwartet – und gehen automatisch davon aus, dass du wie eine Teilzeitkraft funktionierst: feste Zeiten, ständige Verfügbarkeit, direkte Anweisung. Und weil du es nicht erklärst, denken sie: „So läuft das halt.“
Was vielen Angeboten fehlt, ist ein kurzer erklärender Teil: Was ist virtuelle Assistenz überhaupt? Wie läuft die Zusammenarbeit ab? Welche Modelle gibt es – von Stundenpaketen über Projektarbeit bis zur monatlichen Retainer-Lösung? Wenn du das nicht erklärst, kann dein Gegenüber nur raten. Und das geht in den seltensten Fällen gut aus.
Wenn du nicht deutlich machst, dass du als freie:r Dienstleister:in arbeitest – mit eigenen Prozessen, Zeiten und Abläufen – wird dein Gegenüber diese Rolle auch nicht respektieren.
Was du brauchst:
👉 Eine klare Kommunikation deiner Arbeitsweise – und zwar von Anfang an. Nicht erst im Onboarding, sondern schon im Angebot.
👉 Eine kleine Einführung für deine potenziellen Kund:innen: Was ist virtuelle Assistenz überhaupt? Wie läuft die Zusammenarbeit ab? Welche Modelle gibt es – Stundenpakete, Projektarbeit, Retainer?
👉 Ein sauberes Onboarding, das deine Arbeitsweise nochmals untermauert: mit einem klaren Vertrag, einem Welcome-PDF und einem persönlichen Kick-off-Gespräch.
2. Du hörst auf zu verkaufen, wenn du ausgebucht bist
Du hast 4, 5, vielleicht 6 Kund:innen – cool! Aber was, wenn eine abspringt? Wenn ein Projekt ausläuft? Viele VAs verlassen sich auf den Status quo und denken: Jetzt bin ich sicher. Falsch gedacht.
Sichtbarkeit ist keine Phase. Sie ist Teil deines Jobs. Und sie sichert dir nicht nur neue Anfragen, sondern auch Handlungsspielraum. Du willst nicht aus der Not heraus Kund:innen annehmen müssen – sondern auswählen können.
Und mal ehrlich: Wenn du gerade nicht unter Verkaufsdruck stehst, ist genau das der perfekte Moment, um dich locker und souverän zu zeigen. Genau dann baust du Vertrauen auf. Genau dann positionierst du dich als Wunsch-VA – ganz ohne Push.
Auch strategisch lohnt es sich: Du kannst gezielt eine Warteliste aufbauen, neue Wunschkund:innen anziehen oder dich schon mal für größere Aufträge ins Spiel bringen – etwa wenn du später mit einem Team arbeiten willst.
Kurz: Wer dauerhaft gebucht sein will, muss dauerhaft sichtbar bleiben.
Was du tun kannst:
- Aufbau einer Warteliste oder E-Mail-Liste
- 1–2 Stunden pro Woche für Reichweite & Kontakte reservieren
- weiterhin in Gruppen & Netzwerken aktiv bleiben
3. Deine Preise sind zu niedrig
Sorry, aber das müssen wir besprechen. Viele VAs setzen ihre Preise aus dem Bauch heraus – und landen dann bei 20–22 Euro die Stunde. Klingt viel? Ist es nicht. Es ist eine Katastrophe.
Denn was auf den ersten Blick nach „ganz gutem Geld“ aussieht, wird schnell zur Minusrechnung, wenn du realistisch rechnest: Du zahlst deine Technik, deine Software, deine Buchhaltung, deine Steuern, deine Versicherung. Du brauchst Rücklagen, Fortbildungen, Krankentage – und irgendwann willst du vielleicht wachsen oder dein Business ausbauen. Und Urlaub? Der kommt oben drauf.
Hinzu kommt: Niedrige Preise senden ein falsches Signal. Sie machen dich nicht attraktiver – sie machen dich austauschbar. Du wirst nicht als professionelle:r Dienstleister:in wahrgenommen, sondern als günstige Arbeitskraft. Und das zieht leider oft genau die falschen Kund:innen an.
Was du brauchst:
- eine ehrliche Kalkulation: Was willst du wirklich netto rausbekommen? Und was brauchst du dafür brutto?
- ein Modell, das zu dir passt: Für manche passt ein klarer Stundensatz, für andere ein Paket – wichtig ist, dass Aufwand, Verantwortung und Ergebnis zusammenpassen. Du kannst mit einem Stundensatz arbeiten und trotzdem ein professionelles Angebot schnüren, das Struktur und Mehrwert zeigt.
- den Mut, deine Preise schrittweise zu erhöhen – zum Beispiel mit „Incremental Pricing“ bei jedem neuen Auftrag
4. Du bist im Perfektionismus gefangen
Du suchst seit drei Wochen nach dem perfekten Namen? Du bastelst zum zwölften Mal an deinem Freebie? Du hast alles vorbereitet – aber postest einfach nicht? Willkommen in der Perfektionismus-Falle.
Perfektionismus ist kein Qualitätsanspruch – es ist oft schlicht Angst in schicker Verpackung. Angst vor Ablehnung. Angst, nicht gut genug zu sein. Angst, etwas falsch zu machen. Und diese Angst tarnt sich gerne als „Ich bin einfach noch nicht so weit“.
Dabei ist genau das der größte Fehler: nicht starten. Denn ohne den ersten Schritt kannst du nichts lernen, nichts verbessern und schon gar nichts verkaufen.
Was hilft:
- Setze dir glasklare Deadlines für Entscheidungen – und halte sie ein. Auch wenn’s nicht perfekt ist.
- Hol dir eine:n Accountability-Buddy: Sag jemandem, was du bis wann umsetzen wirst.
- Stell dir die Frage: Was wäre die einfachste Version, mit der ich heute loslegen kann?
- Verabschiede dich von 100 %. 80 % reichen. Und was dann noch fehlt, kann wachsen – mit dir.
Mut ist lauter als Zweifel. Und Fortschritt ist lauter als Perfektion.
5. Du arbeitest ohne Vertrag. Seriously?
Kein Vertrag heißt: kein Schutz. Kein Vertrag heißt: Missverständnisse, unbezahlte Rechnungen, Chaos. Kein Vertrag heißt: Du machst dich klein – und nimmst dein eigenes Business nicht ernst.
Ein Vertrag ist nicht nur ein juristisches Dokument. Er ist ein Werkzeug zur Klarheit, Professionalität und Selbstachtung. Er regelt Zuständigkeiten, Zahlungen, Fristen, Feedback, Absprachen, Eskalationen – und sorgt dafür, dass du dich auf deine Arbeit konzentrieren kannst, statt dich ständig mit Unsicherheiten herumzuschlagen.
Und: Ein Vertrag schützt nicht nur dich, sondern auch deine Kund:innen. Er ist die Basis für eine saubere, transparente Zusammenarbeit auf Augenhöhe. Kein Rumgeeiere.
Kein „Ich dachte, du machst das mit“.
Kein „Da war ich aber überrascht“.
Mein Appell: Hol dir einen Vertrag, der zu dir passt. Einen, der für virtuelle Assistenzen geschrieben wurde. Einen, den du verstehst – und im besten Fall auch mit deinen Kund:innen besprichst. Zeig ihnen, dass du professionell arbeitest. Und setz damit auch ein klares Zeichen für deine eigenen Grenzen.
Das ist nicht spießig. Das ist smart. Und das ist unternehmerisch gedacht.
Fazit: Wachsen heißt, Verantwortung übernehmen
Wenn du dich hier wiedererkennst – es ist okay. Wir alle haben da mal gestanden. Aber irgendwann musst du dich entscheiden, ob du weitermachen willst wie bisher. Oder ob du dein VA-Business wirklich als Business behandeln willst.
Denn genau das ist der Unterschied zwischen „Ich mach das mal nebenbei“ und „Ich nehme mich und meine Arbeit ernst“: Du übernimmst Verantwortung. Für deine Preise. Für deine Außenwirkung. Für deine Grenzen. Und für deine Entwicklung.
Wachsen heißt nicht, sofort alles perfekt zu machen. Es heißt, bewusste Entscheidungen zu treffen. Es heißt, nicht mehr darauf zu hoffen, dass die richtigen Kund:innen schon irgendwie kommen – sondern sich aktiv sichtbar zu machen, klar zu positionieren und professionell zu handeln.
Und ja: Es darf sich manchmal unbequem anfühlen. Aber Wachstum passiert genau dort, wo du anfängst, dich selbst ernst zu nehmen. Als VA. Als Unternehmer:in. Als Marke.
Lass uns gemeinsam auf dein Business schauen.
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