…ohne direkt im Chaos zu versinken
Du spielst mit dem Gedanken, als virtuelle Assistenz zu starten – oder hast gerade deine ersten Kund:innen gewonnen und fragst dich: „Und jetzt?!“
Willkommen in der Welt, in der du plötzlich nicht mehr nur eine Aufgabe hast, sondern gefühlt alle Rollen gleichzeitig übernehmen musst: Marketing, Vertrieb, Backoffice, Projektmanagement – und dann bitte alles noch Instagram-tauglich.
Damit du nicht direkt überfordert aus dem Homeoffice stürzt, habe ich dir hier 7 Punkte zusammengestellt, die dir helfen, strukturiert, smart und selbstbewusst loszulegen. Kein Bullshit. Keine Luftschlösser. Sondern echte Erfahrung – für echte VA-Starter:innen.
Starte nicht mit Canva – starte mit Klarheit
Ich weiß, ich weiß: das erste Logo zu basteln, Farben auszusuchen, Schriften zu kombinieren – das macht Spaß. Es fühlt sich an wie „Ich baue mein Business“. Aber Hand aufs Herz: Branding ersetzt keine Positionierung.
Was du wirklich brauchst, ist Klarheit.
Klarheit darüber:
- Welche Leistungen du anbietest
- Für wen du arbeitest (Zielgruppe!)
- Welche Probleme du löst
- Wie deine Zusammenarbeit aussieht
Ein hübsches Instagram-Profil bringt dir nix, wenn niemand versteht, was du eigentlich machst.
Du musst nicht gleich eine Nische für die Ewigkeit finden. Aber: Fang mit einem Fokus an, den du erklären kannst – in einem Satz.
Beispiel:
„Ich unterstütze Coaches bei der Organisation und Veröffentlichung ihres Podcasts.“
Klar. Greifbar. Buchbar.
Technik ist keine Ausrede
Viele angehende VAs schieben den Start vor sich her, weil sie denken: „Ich muss erst noch XY lernen…“
Aber weißt du was? Niemand erwartet, dass du perfekt bist. Aber Kund:innen merken, ob du lösungsorientiert bist – oder ausweichst.
Deine Kund:innen wollen keinen Tool-Guru. Sie wollen jemanden, der zuverlässig mitdenkt und sich einarbeitet, wenn’s nötig ist.
Und genau das ist deine Superpower: Lernfähigkeit.
Statt 10 Tools halb zu können, lerne lieber 3–5 richtig gut. Z. B.:
- Google Drive / Docs für saubere Zusammenarbeit
- Canva für Grafiken & Social-Media-Vorlagen
- Trello oder Notion für Projektmanagement
- Zoom (ja, auch das will gelernt sein – Kamerawinkel, Screensharing, Aufzeichnungen…)
Das Wichtigste: Fang an, in Prozessen zu denken. Nicht: „Was kann ich technisch?“, sondern: „Was braucht mein:e Kund:in – und wie kann ich das am besten umsetzen?“
Deine ersten Kund:innen: Nicht warten, sondern suchen
Das mit der Sichtbarkeit ist so eine Sache. Du postest zweimal was auf Instagram, bekommst drei Likes – und zweifelst an deinem Business.
Aber hey: Niemand bucht, was er nicht kennt. Und niemand vertraut, wenn er nicht weiß, was genau du tust.
Deshalb:
Werde aktiv. Nicht aufdringlich – aber sichtbar.
- Erzähle auf Social Media nicht nur, dass du VA bist – zeige, was du konkret machst.
- Gib Einblicke in Tools, Arbeitsweise, Ergebnisse.
- Reagiere auf Job-Angebote, die zu dir passen – auch wenn du „noch nicht alles“ kannst.
- Melde dich bei Netzwerken oder Plattformen, die zu deiner Zielgruppe passen.
Und vor allem: Erzähl deinem Umfeld davon! Die erste Kundin kommt oft nicht über LinkedIn, sondern über die Freundin der Freundin oder einen ehemaligen Kollegen.
Ohne Vertrag läuft nix – wirklich nix
„Ach, wir kennen uns ja, das passt schon“ – nein, tut es eben nicht.
So fangen viele VA-Dramen an: unklare Erwartungen, extra Stunden, und plötzlich Diskussionen über Geld.
Und dann stehst du da – mit einem schlechten Gefühl und einer unbezahlten Rechnung.
Ein Vertrag ist kein Misstrauen – sondern Selbstschutz.
Er gibt dir Sicherheit und Professionalität – und ist für beide Seiten ein roter Faden.
Was rein muss:
- Was wird geliefert? (z. B. Anzahl der Beiträge, Stunden, Formate)
- Wann? (Deadline, feste Termine, flexible Zeiträume)
- Was kostet’s? (Stundensatz, Paketpreis, Zahlungsziel, Fälligkeit)
- Wie wird kommuniziert? (Reaktionszeiten, Tools, Urlaubsregelung)
- Was passiert bei Extras? (Mehraufwand, Korrekturen, Kündigungsfristen)
Nutze dafür Vorlagen – und pass sie an dich an. Lieber unsexy als unklar.
Preisfindung: Deine Erfahrung ist nicht dein einziger Wert
Der Preis. Ach ja.
Der ewige Tanz zwischen „Ich will fair bezahlt werden“ und „Was, wenn das zu viel ist?“
Viele starten viel zu niedrig – und wundern sich später, dass sie nicht von ihrer Arbeit leben können.
Wichtigster Punkt:
Dein Preis ist nicht nur dein Stundenlohn.
Er ist ein Gesamtpaket aus:
- Zeit
- Know-how
- Verantwortung
- Zuverlässigkeit
- und dem Impact, den du für deine Kund:innen lieferst.
Und ja, natürlich darfst du am Anfang auch mal justieren. Aber: Bitte nicht mit 18 € pro Stunde einsteigen, wenn du auf Dauer 50 brauchst, um deinen Lebensunterhalt zu decken.
Mach eine kleine Rechnung:
- Was brauchst du im Monat zum Leben (inkl. Steuern, Rücklagen, Versicherung)?
- Wie viele Stunden kannst du realistisch abrechnen (nach Abzug von Orga, Marketing, Pause)?
- Was ergibt sich daraus als Mindeststundensatz?
Und dann: Hab den Mut, dazu zu stehen.
Denn wenn du dich unter Wert verkaufst, merkt das nicht nur dein Konto – sondern auch dein Selbstbewusstsein.
Kund:innenbindung beginnt beim Onboarding
Viele denken: „Der Auftrag ist da – super, einfach loslegen!“
Aber der Unterschied zwischen einer gebuchten VA und einer wirklich professionellen Zusammenarbeit beginnt im Onboarding.
Ein gutes Onboarding zeigt, dass du einen Plan hast – und es macht deinen Kund:innen das Leben leichter. Win-win.
Was du machen kannst:
- Ein Willkommens-PDF mit allen Infos (Ablauf, Kommunikation, Tools)
- Ein kleines Formular mit wichtigen Startfragen
- Zugang zu einem gemeinsamen Trello-Board
- Fixe Zeiten für Feedback & Absprachen
- Eine klare Checkliste: Was brauche ich von dir, lieber Kunde?
Das macht Eindruck – und sorgt dafür, dass du nicht ständig alles hinterherfragen musst.
Denn du bist nicht „nur“ Assistentin – du bist Prozessgeberin. Das darf man spüren.
Struktur schlägt Chaos
Ganz ehrlich: Freiheit ist super – aber sie bringt nichts, wenn du sie mit Überforderung bezahlst.
Viele VAs starten, weil sie „flexibel arbeiten“ wollen – und landen in einem Alltag, der völlig unstrukturiert ist. Keine klaren Arbeitszeiten, keine Prioritäten, keine Planung.
Deshalb:
Schaff dir deine eigenen Strukturen – so früh wie möglich.
Konkret heißt das:
- Arbeitszeiten definieren (und auch kommunizieren!)
- Wochenplanung einführen (Was ist Fokus, was ist Orga, was ist Kund:innenzeit?)
- Tools für Projektübersicht nutzen (z. B. Trello, Asana, ClickUp)
- Zeiterfassung ab dem ersten Auftrag (z. B. Clockify, Toggl)
Mach es dir leicht. Bau dir Templates, Wiederholungsroutinen und Reflexionszeiten ein.
Denn: Wer als VA Ordnung ins Chaos bringt, sollte bei sich selbst anfangen.
Fazit: Du musst nicht alles wissen – aber anfangen musst du
Selbstständigkeit ist kein Hexenwerk. Aber sie braucht Mut. Klarheit. Und eine gewisse Gelassenheit, Dinge unterwegs zu lernen.
Du musst kein:e Expert:in für alles sein. Aber du solltest bereit sein, Verantwortung für deinen Weg zu übernehmen.
Und du darfst dir Unterstützung holen – sei es durch eine Mastermind, ein Toolkit oder eine gute Beratung.
Wenn du sagst: „Ich will strukturiert starten, aber bitte nicht allein“, dann schau dir mal mein VA Starter Toolkit an – oder buch dir eine Analyse & Optimierung-Session.
Du musst nicht alles sofort wissen. Aber du kannst dir vieles leichter machen.
