Gute Workshops brauchen gute Vorbereitung

Die Welt der Workshops ist vielfaeltig: kreativ, lehrreich, erkenntnisgeladen. Ob Strategiemeeting, Teamworkshop oder Kundenschulung, ob online oder vor Ort. Das Potenzial ist gross. Doch zwischen Idee und erfolgreicher Durchfuehrung liegt eine Menge Arbeit.

Laut einer Studie der Bitkom Akademie bevorzugen 59 Prozent der Berufstaetigen individualisierte Lernformate. Gleichzeitig zeigt sich ein ausgewogenes Verhaeltnis zwischen Online- und Praesenzformaten. Das bedeutet: Workshops werden nicht weniger, sie werden anspruchsvoller. Hybride Formate, digitale Tools, individuelle Teilnehmerwuensche. Wer Workshops gibt, muss heute mehr jonglieren als je zuvor.

Warum Workshop-Organisation Zeit frisst

Ein Workshop ist mehr als der Termin selbst. Davor liegt die Konzeption, die Erstellung von Unterlagen, die Abstimmung mit Teilnehmenden, die Technik. Danach kommen Nachbereitung, Dokumentation, Follow-ups. Experten sprechen von vier Phasen: Planung, Vorbereitung, Durchfuehrung, Nachbereitung. Jede Phase bindet Zeit und Aufmerksamkeit.

Gerade die Vorbereitung wird oft unterschaetzt. Praesentationen wollen erstellt, Arbeitsblaetter gestaltet, Raeume gebucht, Teilnehmende eingeladen und gebrieft werden. Bei Online-Workshops kommen technische Fragen hinzu: Welches Tool? Wie funktionieren Breakout-Raeume? Wer kuemmert sich um den Chat?

All das kostet Energie, die dir dann im Workshop selbst fehlt.

Was eine Workshop Assistenz fuer dich uebernehmen kann

Eine Workshop Assistenz unterstuetzt dich vor, waehrend und nach dem Termin. So kannst du dich voll auf Inhalte und Teilnehmende konzentrieren.

Vor dem Workshop:

• Erstellung von Unterlagen, Arbeitsblaettern und Praesentationen
• Recherche und Buchung von Raeumen (digital oder vor Ort)
• Terminmanagement und Einladungen
• Technische Vorbereitung bei Online-Formaten
• Teilnehmerkommunikation und Erinnerungen

Waehrend des Workshops:

• Co-Moderation bei Online-Terminen
• Betreuung von Chat und Technik
• Protokollierung und Dokumentation
• Unterstuetzung bei Gruppenarbeiten

Nach dem Workshop:

• Aufbereitung der Ergebnisse
• Versand von Unterlagen und Protokollen
• Nachfassen bei offenen Punkten
• Feedback einholen und auswerten

Fuer wen ist das sinnvoll?

Workshop Assistenz lohnt sich besonders, wenn du regelmaessig Workshops, Schulungen oder Trainings gibst. Wenn du merkst, dass die Organisation mehr Zeit kostet als die inhaltliche Vorbereitung. Oder wenn du bei Online-Formaten nicht gleichzeitig moderieren und die Technik im Blick behalten kannst.

Auch bei einmaligen groesseren Veranstaltungen kann eine Assistenz den Unterschied machen: Du gehst entspannter in den Termin und kannst dich ganz auf deine Teilnehmenden einlassen.

Mehr Wirkung, weniger Stress

Stell dir vor, du startest in deinen naechsten Workshop mit fertig vorbereiteten Unterlagen. Die Technik laeuft, die Teilnehmenden sind informiert, und jemand kuemmert sich um alles, was im Hintergrund passiert. Du kannst dich voll auf das konzentrieren, was du am besten kannst: Wissen vermitteln, Menschen begleiten, Ergebnisse erarbeiten.

Lass uns gemeinsam schauen, was du brauchst

Jeder Workshop ist anders. Deshalb erarbeiten wir mit dir eine individuelle Loesung, die zu deinem Format und deinem Stil passt. In einem kostenfreien 30-Minuten-Gespraech klaeren wir, wo du Unterstuetzung brauchst und wie wir dich entlasten koennen.

Jetzt Gespraech buchen

Quellen:

• Bitkom Akademie, Weiterbildungsstudie 2024