Virtuelle Assistenz Sarah Voigt

Was macht eigentlich eine virtuelle Assistenz?

Bereits im September 2009 erschien ein kurzer Artikel in der Wirtschaftswoche. Hier erzählt Markus Albers von den Nutzen einer virtuellen Assistenz (https://www.wiwo.de/erfolg/arbeitserleichterung-wie-virtuelle-persoenliche-assistenten-das-sekretariat-ersetzen/5579162.html) und welche Arbeitserleichterung, die Auslagerung eines Sekretariats sein kann.

Das ist jetzt 13 Jahre her. Es brauchte aber eine Pandemie und erzwungene Digitalisierung, bevor auch Unternehmen und Selbstständige in Deutschland die Vorteile einer virtuellen Assistenz erkannt haben.

Was ist eigentlich ein/e VA?

Eine virtuelle Assistenz (VA) übernimmt für einen Auftraggeber alle anfallenden Aufgaben, die vom eigentlichen umsatzbringenden Kerngeschäft ablenken, eventuell sogar private Zeit kosten oder aus anderen Gründen nicht selbst ausgeführt werden können.

Die Zusammenarbeit erfolgt fast immer virtuell, also auf digitaler Basis. Man arbeitet und kommuniziert ausschließlich online und häufig asynchron.

Dank der fortschreitenden Digitalisierung und der zur Verfügung stehender Tools im Internet, ist die Übernahme dieser Aufgaben, einfacher als je zuvor. Egal wo sich Auftraggeber beziehungsweise Assistenz gerade aufhalten, die Zusammenarbeit ist unabhängig von räumlicher Nähe.

Virtuelle Assistenzen arbeiten meist auf selbstständiger Basis und werden von mehreren Auftraggebern angeheuert. Hier übernehmen sie flexibel wiederkehrende oder unterschiedliche Aufgaben, immer dann, wenn Bedarf besteht.

Grundsätzlich ist das für alle Aufgaben möglich, die digital und remote erledigt werden können.

Das gibt es schon so lang?

Hier ein kleiner Ausflug in die Geschichte:

Das Modell VA existiert in den USA bereits seit einiger Zeit. Laut der International Virtual Assistants Association (ivaa) wurde der Begriff „Virtual Assistance“ in den USA in den 90er Jahren populär.

Die ivaa gibt als Entstehungsjahr der virtuellen Assistenz 1995 an, die Organisation selbst wurde 1999 ins Leben gerufen. Auch in Großbritannien hat sich der Begriff VAA bereits seit längerem etabliert. Dort wurde die International Association of Virtual Assistants (IAVA)[3] ebenfalls im Jahr 1999 gegründet, um der Berufsgruppe eine länderübergreifende Plattform zu bieten.

Tatsächlich hat dann allerdings erst die Verfügbarkeit des Breitband-Internets und ein wachsendes Bewusstsein für neue Arbeitsweisen, den Weg für virtuelle Assistenzen auch in Deutschland geebnet.

Durch eine Pandemie, stärker spürbarer Fachkräftemangel und das daraus entstehende Bedürfnis nach überregionaler Personalsuche, wird das Konzept nun auch langsam in Deutschland bekannt.

Inzwischen gibt es einige Agenturen, die die Dienste durch Virtuelle Assistenzen anbieten, sowie eine immer stärker werdende Zahl an selbstständig arbeitenden Unternehmerinnen.

Wie funktioniert das eigentlich?

Eigentlich ist es recht einfach. Aber lasst uns doch noch einmal kurz den Prozess der Zusammenarbeit zwischen VA und Kunde/Kundin durchgehen.

Und natürlich unterscheiden sich die Arbeitsprozess und die Art und Weise der gemeinsamen Arbeit sehr häufig und sind individuell gewachsen.

Aber vielleicht können wir hier ein paar Schritte trotzdem definieren.

  1. Auftragsvergabe
    Hier erfolgt irgendeine Form des Briefings an die VA.
    Entweder per Telefon, Mail oder anderen genutzten Tools.
    Der Auftrag wird so genau wie möglich beschrieben, im bestenfalls mit einer Frist zur Abgabe versehen und manchmal mit einer Zeitvorgabe.
  2. Bestätigung
    Die VA meldet eine Art (im besten Fall) schriftliche Bestätigung zurück.
    Hier werden auch eventuell bestehende Unklarheiten geklärt.
  3. Übermittlung der Ergebnisse
    Die fertigen Arbeitsergebnisse werden auf die jeweils vereinbarte Art und Weise übermittelt.
    Wenn die Aufgabe umfangreich oder komplex ist, können zu vereinbarten Terminen Zwischenergebnisse und Statusberichte übermittelt werden.
  4. Abrechnung
    Je nach dem was hier vereinbart wurde, kann die Abrechnung VOR oder NACH dem Auftrag erfolgen. Direkt nach Abschluss der jeweiligen Aufgabe oder zum Monatsende.
    Hier kann der angefallene Aufwand nach einem vereinbarten Stundensatz abgerechnet werden, oder zu monatlichen Pauschalen.

Und was eigentlich?

Was sind das nun für Aufgaben, die eine Virtuelle Assistenz übernehmen kann? Wir listen euch nun mal einige auf. Bedenkt aber, die Liste ist lange nicht vollständig, sondern soll als Inspiration für Virtuelle Assistenzen und Auftraggebern dienen.

Private Aufgaben

  • Reiseplanung
  • Terminvereinbarung
  • Erledigungen und Einkäufe
  • Eventplanung und -organisation
  • Concierge Aufgaben

Allgemeine Büro bzw. Sekretariatsaufgaben

  • Korrespondenz
  • Terminplanung
  • Reiseplanung
  • Recherchearbeiten
  • Allgemeine kaufmännische Aufgaben

Erstellung von Vorlagen

  • Erstellung von Präsentationen und Dokumenten
  •  Übersetzungen und Korrekturen
  • Pflege von Datenbanken
  • Fachspezifische Aufgaben

Marketing und Vertriebsmaßnahmen

  • Web Tätigkeiten (Webdesign, Online-Marketing, Blogs)
  • Social Media Marketing
  • Grafik und Layout
  • Texte und Inhalte
  • Veranstaltungen und Events

Und was muss man können?

Eine Ausbildung oder offizielle Zertifizierung als VA, gibt es in Deutschland noch nicht. Aber durchaus zahlreiche Möglichkeiten der Weiterbildung, Lehrgänge und Fortbildung.

So kann sich jeder, der oben aufgelistete Dienstleistungen anbietet, auch VA oder Virtuelle Assistenz nennen.

Eine Mindestvoraussetzung sind Erfahrungen im Office-Management, ein großes Organisationstalent, Flexibilität und eine gewisse Fähigkeit zum Multitasking. Der Umgang mit Kunden und Kundinnen sollte geübt sein. Und natürlich ist Zuverlässigkeit, Diskretion und Serviceorientierung ein Muss.

Speziell Fähigkeiten, Berufserfahrungen oder Weiterbildungen, runden das Portfolio ab.

Die Modernisierung wird nie halt machen. Das neue Verständnis von Arbeit bringt neue Herausforderungen und auch Chancen.

Morgen kann schon ganz anders aussehen, als gestern.
Genau hier ist die Chance für jeden, größer als jemals zuvor sich neu zu definieren, neue Fertigkeiten anzueignen, die eigenen auszubauen und auf sein Können zu vertrauen. Kreativität, ganzheitliches Denken und Empathie treiben diesen Wandel weiter voran.

 

In welchem Bereich fühlst Du dich also zu Hause und was möchtest du gerne tagtäglich tun?

Wenn du noch mehr Infos brauchst, dann hol dir die Infos direkt vom 𝐏𝐨𝐝𝐜𝐚𝐬𝐭 auf deine Ohren.
Tschüss 9 to 5

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