Office Support, der mitdenkt
Virtuelle Assistenz mit Struktur
- Klare Abläufe in deinem Büro
- Aufgaben abgeben, die dir Zeit wegnehmen
Warum es hakt
Abgeben klingt einfach
Bevor du etwas abgeben kannst, müssen drei Fragen geklärt sein.
Was kann überhaupt raus?
Dass zu viel bei dir liegt, weißt du längst. Welche Aufgabe als Erste gehen kann, ist die schwerere Frage. Wir sortieren das gemeinsam mit dir.
Was bleibt bei dir?
Manches gehört in deine Kernarbeit und soll dort bleiben. Diese Grenze ziehen wir sauber, bevor wir irgendetwas übernehmen.
Wie gibst du etwas ab, das halb im Kopf hängt?
Der größte Teil deiner Abläufe steht nirgends geschrieben. Genau da fangen wir an und machen daraus etwas, das man übergeben kann.
Was du davon hast
Was sich für dich ändert
Mit uns bekommst du Ordnung, klare Prioritäten und einen festen Ablauf.
Klarheit in deinen Abläufen
VorherDu suchst ständig, wer was macht und wo es liegt.
Mit unsDu weißt, welche Aufgabe wo liegt und wer sie macht.
Struktur, die bleibt
VorherJeder Ablauf fängt wieder bei null an.
Mit unsDeine Abläufe sind aufgeschrieben und klappen auch beim nächsten Mal.
Zuverlässige Umsetzung
VorherDu fragst hinterher, ob etwas erledigt ist.
Mit unsWir übernehmen und halten nach. Du musst nicht mehr nachfragen.
Der Umfang
Das kannst du an uns abgeben
Viele Aufgaben halten dich auf, obwohl sie nicht in deine Kernarbeit gehören.
Office und Organisation
- E-Mails sortieren und beantworten
- Kalender und Termine steuern
- Dokumente strukturieren
- Angebote und Unterlagen vorbereiten
- Reiseplanung
- Vorlagen und Checklisten erstellen
Backoffice und Debitoren
- Rechnungen erstellen
- Zahlungseingänge prüfen
- offene Posten im Blick behalten
- Mahnungen vorbereiten
- Unterlagen für die Steuer zusammenstellen
Projekt und Teamorganisation
- Aufgaben sammeln und sortieren
- Follow-ups und Fristen im Blick behalten
- Protokolle und To-do-Listen führen
- kleine Projekte koordinieren
- interne Abläufe vereinfachen
Struktur und Prozesse
- Workflows klar beschreiben
- SOPs erstellen
- Tools auswählen und einrichten
- Automationen einrichten
- Übergaben aufbauen, die funktionieren
Wir sind nicht nur helfende Hände. Wir denken mit.
Der Einstieg
Delegieren ohne schlechtes Gewissen
„Mein Chaos ist peinlich. Ich weiß nicht, wo ich anfangen soll.“
Mit diesem Satz starten viele bei uns. Das ist normal. Wir holen dich genau da ab, wo du stehst.
Du musst nichts vorbereiten, nichts sortieren, nichts schön machen.
Unser Job: Ordnung reinbringen, Prioritäten setzen, Übergaben klar machen. Schritt für Schritt, ohne Druck.
Chaos ist kein Hindernis. Es ist unser Startpunkt.
Der Ablauf
So starten wir mit dir
Fünf Schritte vom ersten Gespräch bis zum laufenden Alltag.
Vorgespräch
Wir sprechen über dein Anliegen und schauen genau, was du brauchst.
Struktur-Check
Wir sehen uns deine Abläufe an und sortieren die wichtigsten Schritte.
Startphase
Wir übernehmen erste Aufgaben und richten klare Abläufe ein.
Zusammenarbeit
Du gibst feste Aufgaben ab. Wir halten nach und verbessern die Abläufe laufend.
Tagesgeschäft
Dein Alltag läuft. Du hast wieder Zeit für deine eigentliche Arbeit.
Von Aachen aus, digital, im gesamten deutschsprachigen Raum.
Einzelprodukt zum Festpreis
Website-Check
Vom Ladetempo bis zur KI-Sichtbarkeit: fünf Bereiche, ein Bericht, eine klare Aufgabenliste.
Du bekommst einen PDF-Bericht mit Ampelsystem, ein Trello-Board mit allen Aufgaben nach Dringlichkeit und einen Durchsprech-Call, in dem wir alles gemeinsam durchgehen.
129 €
einmalig, zzgl. MwSt.
Website-Check buchenAusgelegt auf WordPress, drei Monate ab Kauf einlösbar.
Rückmeldungen
Was unsere Kundinnen sagen
„Die Zusammenarbeit mit BüroBeast, bzw. mit Sarah und Judith, ist einfach wunderbar.
Wir entwickeln zusammen Geschäftsprozesse, optimieren und feiern sie, und am Ende kann ich extrem viel von meinem Tagesgeschäft abgeben.“
Denis Gastreich
„Wir nutzen schon eine Weile die Fähigkeiten und Unterstützung vom BüroBeast.
Eine tolle Erfahrung, dass man trotz der großen räumlichen Entfernung so gut und unkompliziert miteinander arbeiten kann. Sehr angenehme Erfahrung.“
ImmoCenter Witte
Und sonst
Nicht nur das Büro
Social Media Management
Regelmäßiger Content, der verkauft und dich sichtbar macht. In drei Paketen, monatlich.
Vorbereitende Buchhaltung
Belege, Rechnungen und offene Posten so aufbereitet, dass deine Steuerkanzlei damit arbeiten kann.
Beratung Büroorganisation
Struktur-Session und Struktur-Programm: wenn du erst einmal wissen willst, wo du stehst.
Noch offen
Häufige Fragen
Was kann ich an euch abgeben?
Alles, was dich im Alltag bremst: Büroorganisation, Backoffice, E-Mails, Kalender, Rechnungen, Mahnungen, kleine Projekte, Prozessoptimierung und wiederkehrende Aufgaben.
Wir bringen Struktur rein und übernehmen die Umsetzung.
Ich weiß nicht, wo ich anfangen soll. Ist das ein Problem?
Nein. Viele starten bei uns genau so.
Du musst nichts vorbereiten. Wir sortieren gemeinsam, was wichtig ist, was raus kann und was wir übernehmen.
Wie läuft der Start ab?
Wir sprechen im Vorgespräch über dein Thema. Danach folgt ein kurzer Struktur-Check.
Wir setzen erste Schritte um, bauen klare Abläufe und starten dann in den Alltag.
Was kostet eure Unterstützung?
Unseren Stundensatz passen wir an dich und deinen Auftrag an. Er richtet sich danach, welche Aufgaben du abgibst und wie viel davon.
Im Vorgespräch schauen wir gemeinsam, was für dich sinnvoll ist und wie viel Zeit pro Woche oder Monat realistisch nötig ist.
Welche Tools nutzt ihr?
Wir arbeiten mit deinem bestehenden Setup oder empfehlen Tools, die zu dir passen.
Typisch sind Trello, Notion, Lexoffice, Calendly, Slack, HubSpot, Zoho oder E-Mail-Tools wie Brevo.
Bietet ihr auch Beratung an?
Ja. Struktur, Prozesse, Tools, Automationen und Abläufe gehören zu unserer täglichen Arbeit.
Wir beraten und setzen um, direkt in deinem Alltag. Schau dich bei unseren Beratungsprodukten um.
Arbeitet ihr nur in Aachen?
Wir sitzen in Aachen und arbeiten digital. Unsere Kundinnen sitzen im gesamten deutschsprachigen Raum.
Die Zusammenarbeit läuft über Videocalls und gemeinsame Boards. Räumliche Nähe brauchen wir dafür nicht.
Der erste Schritt
Lass uns mit deinem Office starten
Du willst Aufgaben abgeben, Ordnung reinbringen oder dein Backoffice professionell aufstellen? Wir schauen uns an, wo du stehst und was du heute schon leichter machen kannst.
Du gibst uns kurz ein paar Stichpunkte. Wir bereiten uns vor, damit du im Gespräch sofort weiterkommst.
Lieber direkt? 0172 5239117