„Ich weiß gar nicht, wo ich anfangen soll.“ Diesen Satz höre ich in Struktur-Sessions oft, meistens schon in den ersten Minuten. Die Kundinnen, die dann vor mir sitzen, haben so viel gleichzeitig auf dem Tisch, dass sie den Überblick verloren haben, und sind entsprechend ratlos.
Im Herbst ist das besonders häufig. Bis Weihnachten soll noch eine Menge fertig werden, dazu kommen die Unterlagen fürs Steuerbüro, Angebote fürs nächste Jahr und die Projekte, die seit dem Sommer liegen. Wenn so viel gleichzeitig drückt, fühlt sich jede Aufgabe gleich dringend an.
Was dabei liegen bleibt
In dieser Lage macht man meistens das, was sich gerade am wichtigsten anfühlt. Das ist dann zum Beispiel die Mail, die eben reingekommen ist, oder die Kundin, die zum zweiten Mal nachfragt. Liegen bleiben dagegen die Aufgaben, die keiner gern macht, also die Belege vom Sommer, das Angebot, bei dem du dir beim Preis unsicher bist, oder der Anruf, den du seit zwei Wochen vor dir herschiebst.
Diese Aufgaben sind aber trotzdem da. Sie stehen jeden Tag wieder auf der Liste, und deshalb hast du abends das Gefühl, nichts geschafft zu haben, obwohl du den ganzen Tag gearbeitet hast.
Zuerst kommt alles aus deinem Kopf
Bevor du irgendetwas priorisierst, musst du dich selbst sortieren. Dafür mache ich mit meinen Kundinnen als Erstes einen Brain Dump. Du schreibst also alles auf, was dir gerade im Kopf herumgeht, und zwar wirklich alles.
Stell dir dafür einen Timer auf 20 Minuten und nimm ein leeres Blatt oder ein leeres Dokument. Dann schreibst du einfach los, ohne zu sortieren und ohne zu überlegen, ob etwas wichtig ist. Das Angebot für die neue Kundin kommt genauso drauf wie das fehlende Druckerpapier oder der Zahnarzttermin, den du noch ausmachen musst. Private Dinge gehören ruhig dazu, weil auch sie Platz in deinem Kopf belegen.
Wenn dir nach zehn Minuten nichts mehr einfällt, schreib trotzdem weiter. Oft kommen die Punkte, die dich am meisten belasten, erst dann, wenn das Offensichtliche schon auf dem Papier steht.
Dann bringst du Ordnung hinein
Erst jetzt fängst du an zu sortieren. Geh die Liste einmal durch und setz hinter jeden Punkt einen Buchstaben, zum Beispiel ein F, wenn es eine feste Frist gibt, ein W, wenn jemand auf dein Ergebnis wartet, und ein U für alles, was du schon länger vor dir herschiebst, weil es dir unangenehm ist.
Danach verteilst du die Aufgaben auf drei Spalten, nämlich „diese Woche“, „bis Weihnachten“ und „nächstes Jahr“. Alles mit F oder W, das bald fällig ist, kommt in die erste Spalte. Was eigentlich bis Januar warten kann, darf auch wirklich in die dritte Spalte, ohne schlechtes Gewissen. Wenn dir dabei eine Frist auffällt, die du nicht schaffen wirst, schreib der Kundin am besten heute noch und schlag einen neuen Termin vor. Das ist für beide Seiten angenehmer als eine Absage kurz vorher.
In der Spalte für diese Woche sollten nicht mehr als drei große Aufgaben stehen. Kleinere Sachen wie Mails beantworten oder Termine vereinbaren zählen nicht mit. Die erledigst du gesammelt in einem festen Block, zum Beispiel jeden Tag nach dem Mittagessen.
Was du mit den ungeliebten Aufgaben machst
Die Aufgaben mit dem U brauchen eine Sonderbehandlung, sonst wandern sie einfach von Woche zu Woche weiter. Es hilft, sie so klein zu machen, dass dir der Anfang leichtfällt. „Belege sortieren“ ist zu groß und zu ungenau, „die Belege vom September in einen Ordner legen“ schaffst du dagegen in zehn Minuten.
Gib jeder dieser Aufgaben einen festen Termin im Kalender, am besten früh am Tag, bevor die ersten Anfragen reinkommen. Und frag dich bei jeder einzelnen, ob du sie wirklich selbst machen musst. Vieles davon kann auch jemand anderes übernehmen. Wie du das herausfindest, haben wir in der Not-To-Do-Liste beschrieben.
Eine Methode, die zu dir passt
Für das Ordnen selbst gibt es unzählige Methoden, von der klassischen To-do-Liste über die Eisenhower-Matrix bis zu drei Prioritäten pro Tag. Ich halte nichts davon, eine davon als die einzig richtige hinzustellen. Was bei der einen gut klappt, funktioniert bei der nächsten überhaupt nicht, und mit Disziplin hat das wenig zu tun.
Besonders deutlich wird das, wenn du neurodivergent bist, zum Beispiel mit ADHS. Dann kann es sein, dass dich eine lange Liste eher lähmt, als dass sie dir hilft, oder dass du deine Aufgaben vor dir sehen musst, statt sie irgendwo abzuhaken. Manchen hilft es auch, wenn jemand anderes im Raum oder im Videocall dabei ist, während sie arbeiten. Aber auch ganz ohne Diagnose haben Menschen unterschiedliche Vorlieben, und die darfst du ernst nehmen.
- Du schreibst eine Liste auf Papier, gehst sie morgens durch und hakst abends ab, was erledigt ist.
- Du arbeitest mit einem Board, auf dem Karten von „offen“ über „in Arbeit“ bis „erledigt“ wandern, entweder digital oder mit Post-its an der Wand.
- Du planst direkt im Kalender und gibst jeder großen Aufgabe einen festen Zeitblock.
- Du sprichst deinen Brain Dump als Sprachnotiz ein, wenn dir Reden leichter fällt als Schreiben, und sortierst ihn danach.
- Du verabredest dich mit jemandem zum gemeinsamen Arbeiten, damit du an den ungeliebten Aufgaben dranbleibst.
Probier eine Form zwei Wochen lang aus, bevor du dich entscheidest. Wenn du danach merkst, dass du sie gar nicht mehr anschaust, brauchst du einfach eine andere.
Einmal pro Woche draufschauen
Damit deine Ordnung nicht nach ein paar Tagen wieder zerfällt, nimm dir jeden Freitag 15 Minuten für einen kurzen Rückblick. Schau, was erledigt ist, was neu dazugekommen ist und was in die nächste Woche wandern muss. Neue Aufgaben, die dir im Kopf herumgehen, trägst du dabei gleich ein, damit du sie nicht übers Wochenende mit dir herumträgst.
Wenn du das gemeinsam angehen willst
In meiner Struktur-Session machen wir genau das zusammen. Vorher füllst du einen kurzen Fragebogen aus, und in 90 Minuten per Videocall sortieren wir erst deinen Kopf und dann deine Aufgaben. Dabei schauen wir auch, welche Art von Ordnung zu dir passt, statt dir eine Methode überzustülpen, die bei anderen funktioniert.
Danach bekommst du einen schriftlichen Maßnahmenplan, ein eigenes Arbeitsboard, vier KI-Prompts für den Start und die Aufzeichnung der Session. Eine Woche lang kannst du mir außerdem per E-Mail Fragen stellen. Wenn du danach deine Abläufe mit uns gemeinsam aufbauen möchtest, rechnen wir die Session auf das Struktur-Programm an.
Alle Infos findest du hier: buerobeast.de/beratung-bueroorganisation
