Dienstagabend, kurz nach neun. Die letzte Session war um fünf zu Ende, und seitdem hat sich einiges angesammelt: Zwei Klientinnen wollen ihren Termin verschieben, eine Rechnung ist seit drei Wochen offen, eine Kursteilnehmerin findet ihr Passwort nicht, und der Newsletter sollte eigentlich morgen früh raus. Gecoacht hast du heute vier Stunden, am Schreibtisch sitzt du seit acht Uhr morgens.
Zwölf Stunden Coaching pro Woche
Für die ICF Global Coaching Study 2023 hat die International Coaching Federation zusammen mit PwC über 14.500 Coaches und Führungskräfte weltweit befragt. Ein Ergebnis: Coaches haben 2022 im Schnitt 11,9 Stunden pro Woche tatsächlich als Coach gearbeitet, in Westeuropa waren es 12.
Wie lang ihre Arbeitswoche insgesamt ist, erhebt die Studie nicht. Wer selbstständig coacht, weiß aber, dass die übrige Zeit alles andere als frei ist. Da sind die Anfragen, die beantwortet werden wollen, die Termine, die sich ständig verschieben, die Rechnungen, die Kursplattform, der Newsletter und der Instagram-Account, der seit zwei Wochen still steht. Das alles gehört zum Business, nur bezahlt dich dafür niemand direkt.
Warum gerade Coaches so viel selbst machen
Coaching lebt vom Vertrauen. Deine Klientinnen buchen dich, weil sie dich erleben wollen, und daraus entsteht schnell das Gefühl, dass auch alles drumherum persönlich von dir kommen muss. Die Terminbestätigung, die Antwort auf die Frage nach dem Zoom-Link, die freundliche Erinnerung an die offene Rechnung.
Dazu kommt die Anfangszeit. Am Anfang machst du alles selbst, weil das Geld knapp ist und die Menge überschaubar. Irgendwann sind es dann zwölf Klientinnen, ein Gruppenprogramm und ein Onlinekurs, und die Gewohnheit ist geblieben, obwohl sich das Business längst verändert hat.
Gerade Onlinekurse und Programme vervielfachen die Verwaltung. Jede neue Teilnehmerin braucht Zugänge, hat Fragen, vergisst Passwörter und meldet sich mit technischen Problemen genau dann, wenn du gerade in einer Session sitzt.
Was eine virtuelle Assistenz für Coaches übernehmen kann
Ein großer Teil deiner Verwaltung dreht sich direkt um deine Klientinnen. Genau hier bringt Unterstützung am schnellsten Luft in deine Woche:
- Wir richten dein Terminmanagement ein, zum Beispiel mit Calendly, koordinieren Sessions und kümmern uns um Erinnerungen und Umbuchungen.
- Erstanfragen beantworten wir in deinem Namen und organisieren die Vorgespräche, sodass bei dir nur noch Menschen landen, die wirklich zu dir passen.
- Für neue Klientinnen übernehmen wir das Onboarding mit Vertrag, Fragebogen, Begrüßungsmail und allen nötigen Zugängen.
- Rechnungen schreiben und versenden wir, behalten die Zahlungseingänge im Blick und erinnern freundlich, wenn etwas offen ist.
- Session-Notizen und Gesprächsprotokolle bereiten wir mit KI-Tools auf und legen sie so ab, dass du sie beim nächsten Termin sofort findest.
Wenn du Onlinekurse oder Programme anbietest, kommt eine zweite Ebene dazu. Wir setzen deinen Kurs auf der Plattform auf, laden Inhalte hoch, verwalten Zugänge und übernehmen den Support für deine Teilnehmerinnen. Aus den Fragen, die immer wieder kommen, entsteht nach und nach ein FAQ, das dein Onboarding entlastet.
Auch die Sichtbarkeit lässt sich abgeben, zumindest die Umsetzung. Dein E-Mail-Marketing mit Newsletter und Funnel, dein Social Media oder die Begleitung deines Podcasts kann jemand anderes planen und veröffentlichen, während die Inhalte und Ideen weiter von dir kommen.
Und schließlich halten wir die Abläufe deines Coaching-Business so fest, dass sie auch dann weiterlaufen, wenn du im Urlaub bist oder eine Woche krank ausfällst. Wie das konkret aussieht, haben wir im Beitrag über festgehaltene Abläufe beschrieben.
Aus der Praxis: von der lokalen Beratung zum eigenen Onlinekurs
Eine Coachin kam zu uns, die bis dahin vor allem lokal beraten hat. Sie wollte überregional arbeiten und einen Onlinekurs anbieten, hatte aber keine Erfahrung mit der Technik. Was sie in anderen Kursen und Coachings dazu gelernt hatte, passte nicht zu ihr und hatte sie eher verunsichert als weitergebracht.
Angefangen haben wir mit einer Analyse ihres Angebots und der Frage, wen sie damit eigentlich erreichen will. Erst danach ging es um Tools und Software. Wir haben ein Freebie entwickelt, um ihre E-Mail-Liste aufzubauen, das E-Mail-Marketing samt Funnel aufgesetzt und Marketing und Vertrieb rund um den Start übernommen. Mit ihrer externen Social-Media-Unterstützung haben wir dabei eng zusammengearbeitet.
Den Kurs selbst hat sie aufgenommen, das konnte und sollte ihr niemand abnehmen. Wir haben die Inhalte auf der Plattform bereitgestellt und dafür gesorgt, dass der Kurs seine Teilnehmerinnen findet. Vom ersten Gespräch bis zum fertigen Setup hat das ein halbes Jahr gedauert.
Heute hat sie einen Onlinekurs mit einem Funnel, der immer wieder läuft. Wir betreuen ihr E-Mail-Marketing und ihre Newsletter weiterhin, schauen täglich nach den Nachrichten der Teilnehmerinnen und bauen daraus laufend ein FAQ auf. Ihre Kundinnen merken das. Sie sind begeistert davon, wie professionell alles abläuft, weil hinter jedem Schritt jetzt eine klare Kundenreise steckt.
Was bei dir bleibt
Das Coaching selbst, deine Inhalte und alle Entscheidungen bleiben bei dir. Wir kümmern uns um alles, was vor und nach deinen Sessions anfällt, und bekommen von den Gesprächsinhalten nur so viel mit, wie du uns freigibst.
Auch der Kontakt zu deinen Klientinnen bleibt persönlich. Wir antworten mit Vorlagen in deiner Wortwahl, und du legst vorher fest, welche Themen direkt beantwortet werden und welche bei dir landen. Eine Rückfrage zum Zoom-Link braucht dich nicht, ein Wunsch nach Rückerstattung oder ein persönliches Anliegen schon.
Wo du am besten anfängst
Du musst dein Backoffice nicht auf einmal abgeben. Sinnvoll ist ein Bereich, der dich regelmäßig Nerven kostet und der sich gut beschreiben lässt, bei den meisten Coaches sind das die Termine oder der Kurssupport. Nach ein paar Wochen weißt du, wie sich die Zusammenarbeit anfühlt, und kannst entscheiden, was als Nächstes dazukommt. Wie so ein Start gut gelingt, steht im Beitrag zum Onboarding einer virtuellen Assistenz.
Lass uns über dein Coaching-Business sprechen
Wenn du merkst, dass deine Woche zu einem großen Teil aus Dingen besteht, für die dich niemand bucht, schauen wir gemeinsam drauf. Wir gehen durch, was bei dir anfällt, was sich abgeben lässt und wie du dein Coaching-Business so organisieren kannst, dass mehr Zeit für deine Klientinnen bleibt. Auf unserer Kontaktseite kannst du direkt ein Gespräch buchen.
Jetzt Kontakt aufnehmen: buerobeast.de/kontakt
Quellen
International Coaching Federation, 2023 ICF Global Coaching Study, Executive Summary, 2023
